Centre d’échographie médicale de l’Étang Salé
Réalisation du site d'un cabinet médical réunionnais et installation d'un système de prise et gestion de rendez-vous pour la patientèle.
À propos du client
Le Centre d’Échographie Médicale de L’Étang Salé (CEMES) propose des prestations d’échographies médicales sur l’île de la Réunion.
Sa clientèle est locale et vise aussi bien les adultes que les enfants.
Besoins et défis du projet
Fort de son succès sur l’île, le cabinet médical recevait un nombre important de demandes de prises de rendez-vous.
Ne disposant pas de site Internet, le secrétariat devait gérer quotidiennement quantité d’emails et de coups de téléphones, et entrer manuellement les rendez-vous dans un logiciel dépassé non relié à Internet.
Il devenait urgent d’agir pour optimiser la gestion de prises de rendez-vous, la charge de travail devenant ingérable.
Le centre médical s’est d’abord tourné vers des solutions de prises de rendez-vous en ligne comme Doctolib, mais il s’est vite avéré que cette solution présentait un certain nombre d’inconvénients :
- limites du logiciel pour personnaliser les types d’examens proposés
- récupération partielle des informations sur les patients
- impossible de présenter en détail les services comme le cabinet le désirait
- prise de contact hors rdv limitée à l’affichage des coordonnées du cabinet
- coût mensuel élevé de l’utilisation du logiciel
Le centre médical a donc décidé de se tourner vers la création de leur propre site Internet pour pouvoir gérer facilement les rendez-vous et la communication avec sa patientèle.
Résultats
La réalisation du site Internet du cabinet médical CEMES a apporté de nombreux changements et a permis d'augmenter considérablement le nombre des rendez-vous tout en optimisant le temps de travail du personnel.
Meilleure communication avec la patientèle
Le site web a permis dès sa mise en ligne de soulager énormément la charge de travail du secrétariat, et de faciliter l’accès à l’information aux patients et futurs patients.
Un espace dédié permet aux patients de consulter et gérer en autonomie leurs rendez-vous à venir.
Une FAQ facilement modifiable a été intégrée pour permettre aux visiteurs de trouver la réponse à leurs questions plutôt que d’envoyer systématiquement des emails ou d’appeler le cabinet.
Gestion en ligne des rendez-vous médicaux
La plateforme de prise de rdv en ligne a complètement remplacé l’ancienne solution. Le secrétariat est informé en temps réel des demandes de rdv, et reçoit immédiatement l’ordonnance médicale lors de cette prise de rendez-vous, ce qui lui fait gagner un temps précieux.
Les patients reçoivent également un rappel pour email / sms peu avant leur examen, ce qui a fait baisser le taux de patients ne venant pas à leur rendez-vous.
Les congés sont aussi paramétrés et des créneaux spécifiques dédiés à certains examens médicaux ont été mis en place.
Le cabinet garde la possibilité de placer des rendez-vous en dehors des horaires “normaux”, pour des cas d’urgence ou des situations exceptionnelles.
Les patients disposent également d’un espace privé dans lequel ils peuvent après connexion consulter leurs rdv passés et à venir, et si besoin les décaler ou annuler.
Le personnel du cabinet a reçu une formation pour apprendre à gérer les différents aspects du nouveau logiciel, ainsi qu’une série de tutoriels vidéos courts tournés pour eux.