Peu importe votre secteur d’activité, il y a fort à parier que vous soyez amené⋅e à devoir prendre des rendez-vous avec votre clientèle. Un bon système de prise de rendez-vous vous facilite la tâche, optimise le taux de conversion, et limite le risque de se faire poser un lapin le jour venu. Je vous présente 4 approches différentes, avec pour chacune ses avantages et ses inconvénients.
La gestion manuelle de vos rendez-vous à l’ancienne
Cette méthode est toute simple. Affichez simplement clairement vos informations de contact sur votre site web, comme votre adresse email et votre numéro de téléphone.
Les gens n’auront plus qu’à vous contacter pour convenir avec vous d’un rendez-vous.
Avantages
- Mise en place très simple et rapide
- Aucun coût additionnel, si vous disposez déjà d’une ligne téléphonique et d’une boîte mail dédiées à votre activité professionnelle
- Vous gardez une trace de votre échange dans votre boîte email ou êtes directement au courant si on vous appelle
Inconvénients
- Risque de double réservation : si vous avez régulièrement des rendez-vous, vous risquez de recevoir des demandes qui tombent en même temps.
- La gestion manuelle des appels et des emails peut vite être chronophage, si vous avez plusieurs rendez-vous par jour.
- Les aller-retours par email pour trouver la date qui convient peut prendre du temps mais aussi décourager les prospects qui espéraient décrocher un entretien/rdv rapidement avec vous
- Afficher votre email en clair sur votre site web en fait une cible de choix pour les robots spammeurs. Pensez à utiliser une bonne technique d’obfuscation, comme présenté dans cet article.
Utiliser un formulaire de contact
Cette solution est intéressante, en particulier si vous avez besoin de récupérer certaines informations sur votre prospect/client en même temps que la prise de rdv.
Avantages
- Collectez les informations nécessaires au traitement de la demande (besoins, informations de contact, disponibilité)
- Limitez les aller-retours par emails, ce qui accélère le traitement de la demande
- Vos informations comme votre email ne sont pas affichées publiquement, les protégeant du spam
- Vous pouvez automatiser les réponses
- Vous pouvez également automatiquement transférer les demandes aux personnes/départements concernés
Inconvénients
- La mise en place d’un bon formulaire de contact accessible prend un peu de temps et demande certaines compétences
- Certains clients aiment passer un coup de téléphone plutôt que d’envoyer des messages
- Si votre formulaire n’est pas synchronisé à votre agenda, il y a toujours un risque de doublon
- De même, vous devrez probablement manuellement gérer la communication et l’ajout des rdvs à votre agenda
Utiliser un calendrier en ligne
Quoi de mieux qu’un outil dédié à la prise de rendez-vous en ligne pour proposer cette fonctionnalité à vos clients ?
Il existe sur le marché de nombreuses solutions qui peuvent être intégrées sur votre site web.
La plus connues à l’heure où j’écris ces lignes est sans doute Calendly. Je ne vous la recommande pas, car son intégration demande d’ajouter un bandeau de consentement qui gâche l’expérience utilisateur. De plus, Calendly n’est pas forcément la solution la plus intéressante sur le plan financier.
Je vous recommande plutôt de vous tourner vers cal.com, un outil qui a l’avantage d’être open-source, et déployable sur votre propre réseau si vous le souhaitez.
C’est la solution que j’utilise, mais il en existe bien d’autres.
Avantages
- Le client choisit directement le jour et l’heure de rdv qui lui convient.
- Vous pouvez proposer des rdvs téléphoniques, en visio, en présentiel… Ou laisser le choix au client.
- Le calendrier en ligne est synchronisé avec votre propre agenda et y ajoute les nouveaux rdvs directement.
- Aucun risque de doublon
- Une interface professionnelle
- Un coût faible en vue du temps gagné (c’est même gratuit si vous êtes indépendant⋅e)
Inconvénients
- La mise en place demande un peu de temps et de connaissances techniques
- Le chargement de l’outil alourdit un peu votre page web
- Les données de vos clients sont transférées à un organisme tiers, ce qui peut poser des problèmes sur leur confidentialité (d’où l’intérêt de choisir une solution open-source et d’éventuellement l’héberger en interne)
- L’outil peut poser des problèmes d’accessibilité si mal conçu
- Un peu “overkill” si vous n’avez presque jamais de prise de rdv
Installer un outil avancé de gestion de prise de rdv
Si vous avez des besoins plus poussés, il deviendra intéressant de se tourner vers des solutions plus puissantes qu’un simple agenda en ligne.
Un outil de gestion de rdv peut vous permettre par exemple de prendre des paiements en ligne directement, de personnaliser l’affichage de vos multiples services, de créer davantage de notifications par email ou SMS à vos clients, de créer un espace client sur votre site pour leur permettre de suivre leurs rdvs à venir, etc.
C’est une solution qui convient aux entreprises qui doivent gérer un grand volume de rdvs, comme les cabinets médicaux, les restaurants, les métiers de l’hôtellerie, les métiers du sport, ou les métiers de l’esthétique et du bien-être.
Sur WordPress, on peut notamment citer WPAmelia qui est une solution puissante et populaire.
Avantages
- Gestion poussée des prises de rendez-vous avec tableau de bord dédié
- Synchronisez vos agendas
- Adapté aussi pour les établissements avec plusieurs employés et emplois du temps distincts
- Acceptez les paiements en ligne directement, synchronisez-vous à votre boutique en ligne si vous en avez une
- Suivi et analytiques dans le temps
- Une solution sur mesure qui va s’intégrer dans votre site en marque blanche
- Les données sont enregistrées localement sur votre serveur, ce qui facilite la mise en conformité RGPD
- Vous pouvez en plus proposer des réservations évènementielles
Inconvénients
- Mise en place complexe qui demande l’intervention d’un⋅e expert⋅e qui saura vous former
- Un coût récurrent additionnel (mais généralement plus bas qu’en passant par des outils externes populaires)
- Une solution plus lourde à n’utiliser que si le besoin est réel
Comment faire votre choix?
Si vous avez lu cet article en entier, vous avez probablement maintenant une bonne idée de la solution qui vous convient.
Si ça n’est pas le cas, voici les bonnes questions à vous poser:
- Travaillez-vous seul⋅e?
- Recevez vous souvent des demandes de rdv (au moins une fois par jour) ?
- Avez-vous besoin d’informations précises de la part de vos prospects/clients avant votre rdv (à part de leur disponibilité) ?
Si vous êtes entrepreneur⋅se indépendant, avec très peu de rdvs à gérer, je vous recommande de simplement afficher vos informations de contact (en cachant votre adresse email tout de même), avec peut-être une formulaire pour récupérer des détails importants (type de service demandé, localisation géographique, etc).
Vous pouvez songer à utiliser une solution de calendrier en ligne comme Cal si vous avez besoin d’un système pratique pour vous éviter de gérer les aller-retours par email, et proposer de la visioconférence.
Ne vous tournez vers des outils plus complexes que si:
- Vous avez un gros volume de prises de rdv
- Vous avez des besoins plus poussés
Enfin, n’oubliez pas qu’il est possible de combiner plusieurs de ces solutions. Vous pouvez tout à fait afficher votre adresse email et ajouter un formulaire de contact sur votre page contact en plus. Vous combinez ainsi les avantages de plusieurs solutions. Attention toutefois à ne pas complexifier inutilement l’expérience utilisateur et votre gestion en partant dans toutes les directions.
Comment mettre en place votre solution de prise de rdv sur votre site web?
Les solutions présentées précédemment sont classées par ordre croisant de complexité.
Plus un outil est puissant, plus il demande des compétences pour être installé, paramétré, et géré.
Si vous êtes à l’aise avec la solution de prise de rdv que vous avez choisie, vous pouvez bien sûr l’installer vous-même. Prenez-soin cependant de respecter l’accessibilité web pour ne pas pénaliser une partie de votre audience.
Si vous avez besoin d’accompagnement, ou n’êtes pas encore sûr⋅e de la solution qui vous convient, le mieux est de vous tourner vers quelqu’un qui saura vous conseiller de par son expérience.
Oh justement, vous pouvez prendre rdv avec moi pour qu’on en discute, c’est gratuit et sans engagement 😉
