Comment bien partager des fichiers en ligne?

Commencez par analyser le contenu que vous souhaitez partager

Avant de décider par quel moyen vous allez faire parvenir vos fichiers à votre destinataire, il y a certaines choses à évaluer.

Le contenu est-il déjà disponible en ligne?

Parfois, on souhaite partager une image, ou une vidéo, bref un fichier qui est déjà publiquement disponible en ligne. Ce peut être par exemple:

• un fond d’écran ou une image issue d’une banque d’images comme Unsplash
• une vidéo disponible en streaming sur une plateforme comme Peertube, Youtube, Vimeo
• un document (texte, PDF, etc) disponible sur un cloud en ligne, comme une instance Nextcloud, ou Google drive.

Si c’est le cas, il est contre-productif de le télécharger sur votre appareil pour ensuite le renvoyer sur Internet pour le faire parvenir à votre correspondant.

Contentez-vous de lui envoyer l’url pour accéder au contenu.

C’est plus rapide et écologique.

Le contenu est-il à caractère sensible?

On ne prendra pas les mêmes mesures de protection pour envoyer le nouveau flyer de l’entreprise que pour envoyer un mot de passe ou un rapport d’activité interne.

Seriez-vous prêt⋅e à envoyer votre fichier de la même manière qu’on écrit une carte postale?

Est-ce que ça pourrait être gênant voire catastrophique qu’une tierce personne prenne connaissance des données que vous partagez?

Si c’est le cas, il vous faudra impérativement choisir une méthode qui permet d’éviter que ça se produise (voir plus bas).

Quel est le poids de votre contenu?

Parmi les solutions présentées ci-dessous, certaines ne conviendront pas aux documents dépassant quelques Mo.

Même en compressant vos fichiers en créant une archive .zip (par exemple), si le poids n’est pas négligeable, il faudra choisir une solution adaptée.

Méthode n°1: envoyer vos fichiers par messagerie électronique

On passe beaucoup de temps sur le web et les réseaux sociaux, et on ne compte plus les outils de messageries disséminés à droite à gauche.

Des messageries propres à chaque réseau social (Mastodon, Instagram, Facebook, LinkedIn, Slack, etc) mais aussi des messageries tierces comme Signal ou Whatsapp, pour ne citer qu’elles.

Tous ces moyens de communication vous permettent de joindre des fichiers à vos communications (avec certaines limites).

L’avantage, c’est que c’est très rapide et simple d’utiliser votre canal habituel de communication pour envoyer vos fichiers.

Les inconvénients:

1. Vos fichiers sont liés au canal de communication (il faudra retourner dans la conversation pour y accéder à nouveau). Bien sûr, cet inconvénient disparaît une fois que votre interlocuteur a téléchargé ledit fichier, mais s’il se contente de le consulter en ligne en cliquant dessus, il risque après un certain temps d’oublier où le retrouver.
2. Vous êtes limité en taille, et parfois en type de fichier. Pour les médias (photos, vidéos), une compression peut aussi être effectuée lors de l’envoi pour en réduire la taille, ce qui peut être problématique si la résolution doit être conservée.
3. Vos échanges sont non protégés (sauf dans le cas des messageries chiffrées comme Signal, ou d’emails chiffrés de bout en bout). Il y a donc un risque, surtout que les données resteront en ligne après l’envoi. Pour peu que l’un des comptes soit compromis, ou que le serveur soit piraté, vos données pourraient finir dans la nature.

Bref, ces canaux de communication conviendront pour des échanges de fichiers non importants, et de taille modérée. Ce n’est donc pas la meilleur solution pour un usage professionnel.

Méthode n°2: envoyer en pièce jointe d’un email

L’email reste un moyen clair de communiquer, qui a l’avantage d’être indépendant de toute plateforme. C’est un canal d’échange indépendant du web, à privilégier de manière générale pour des échanges professionnels.

Est-ce une bonne idée d’envoyer des fichiers en pièce-jointe d’un email?

Réponse rapide: ça dépend.

À moins que vos échanges ne soient chiffrés de bout en bout (par exemple via un service comme Protonmail ou TutaMail, ou par un échange de clefs PGP), les fichiers que vous envoyez par email sont envoyés et stockés en clair sur le serveur de destination. Ce qui signifie qu’il existe un risque que les données soient lues à un certain moment par quelqu’un d’autre.

C’est pour cette raison qu’il ne faut jamais envoyer un mot de passe par email.

L’email pose un autre problème de taille (c’est le cas de le dire): il n’est pas adapté pour envoyer des gros fichiers (en général quelques Mo maximum).

Ce n’est d’ailleurs pas une bonne pratique, car généralement les fichiers sont ensuite stockés ad vitam æternam sur le serveur de votre correspondant, même après que celui-ci a téléchargé les fichiers sur son ordinateur.

Autrement dit, vous encombrez de l’espace de stockage pour rien. Certaines messageries ou clients mail permettent de manuellement supprimer les pièces-jointes sans perdre le texte des emails, mais ce n’est pas une pratique si courante.

Dans quel cas utiliser l’email pour envoyer un fichier en pièce-jointe?

Si votre fichier n’est pas très lourd, n’est pas ultra confidentiel, alors l’email est un bon canal. Typiquement pour envoyer un devis ou une facture, c’est très pratique.

Mais dès lors que vous souhaitez envoyer quelque chose de relativement lourd ou confidentiel, privilégiez une autre méthode.

Méthode n°3: envoyez vos fichiers via un lien de partage en ligne

Vous connaissez peut-être des solutions comme Wetransfer, pour envoyer des fichiers?

Ces outils présentent de nombreux avantages:

• une limite de taille très généreuse, de plusieurs Go
• la possibilité de protéger l’accès par un mot de passe (à communiquer par un autre canal que celui utilisé pour envoyer le lien d’accès)
• pas de compression/modification sur vos fichiers
• pas d’encombrement de l’inbox de votre destinataire
• aucune dépendance à un moyen de communication en particulier, vous pouvez envoyer le lien de téléchargement comme il vous convient

Le seul inconvénient est que ça demande quelques secondes supplémentaires pour préparer votre envoi, en vous rendant sur le site du service de votre choix.

Je ne vous conseille pas de passer par Wetransfer, qui a certaines limitations, et un modèle économique centré sur la publicité, mais de tester d’autres outils, comme:

Swiss Transfer

Un service gratuit, sans publicité, proposé par l’entreprise Infomaniak basée en Suisse. Les conditions d’utilisation à l’heure de rédaction de cet article sont les suivantes:

• L’utilisation est gratuite ;
• Le volume de données de chaque transfert est limité à 50 Go
• Le nombre de destinataires au maximum est fixé à 20
• Infomaniak s’engage à transmettre les données de connexion via https
• Le nombre maximal de téléchargements par fichier est de 250
• Le nombre maximal de fichiers pouvant être envoyés par transfert est de 5000
• Le nombre maximal de transferts par jour et par adresse IP est de 500
• L’accès aux fichiers par l’URL de téléchargement est définit par la période de disponibilité choisie par le Client, soit au choix 1, 7, 15 ou 30 jours

Vous pourrez partager un lien avec votre destinataire, ou bien demander à Swiss Transfer d’envoyer un email directement.

Vous pouvez protéger votre contenu par un mot de passe.

Pcloud Transfer

La solution proposée par l’entreprise Pcloud, suisse également.

Envoyer des fichiers jusqu’à 5GB, et partagez un lien d’accès ou demandez à Pcloud d’envoyer un email à votre(vos) destinataire(s) pour vous.

Vous pouvez également protéger l’accès par mot de passe.

GrosFichiers

Une autre entreprise avec ses serveurs en suisse et en France, qui permet d’envoyer jusqu’à 10Go gratuitement et sans inscription. Des options payantes permettent d’aller plus loin et de supprimer les publicités.

Bitwarden Send

La solution de partage chiffrée de bout en bout de Bitwarden, le service de gestionnaire de mots de passe opensource de référence. Une bonne solution pour partager du texte comme des mots de passe et des données sensibles, mais aussi des fichiers (pour les comptes payants uniquement).

Si vous utilisez Bitwarden/Vaultwarden au sein de votre entreprise, c’est donc une très bonne solution qui ne requiert aucune installation additionnelle, et totalement sécurisée!

Notez que tous les clients Ikacode reçoivent en cadeau un accès gratuit à vie à l’instance Vaultwarden Ikacode, avec les fonctionnalités Premium débloquées pour leur entreprise 😉

Méthode n°4: Partager via le cloud privé de votre organisation

Si votre entreprise, votre institution, votre association, dispose d’un espace de stockage en ligne partagé auquel vous avez accès, alors c’est probablement la solution que vous devriez privilégier avant tout pour partager des fichiers avec vos collègues.

Une fois le fichier en ligne, les personnes qui en auront vraiment besoin pourront y accéder à loisir le moment venu.

Un espace en ligne sécurisé et bien configuré permet de conserver une bonne confidentialité sur les données échangées, et de bien les organiser.

Fini les fichiers perdus au milieu d’une boîte de réception ou d’une conversation qui s’éternise.

Bien sûr, ça demande un peu d’organisation et une mise en oeuvre d’un tel espace, mais sur le long terme vous gagnez en efficacité, et avez un véritable contrôle sur les données échangées en ligne.

Une bonne solution collaborative opensource est Nextcloud (un service d’installation et d’administration sera prochainement proposé sur Ikacode!).

D’autres outils existent, installables sur vos propres serveurs, comme Send ou XBackBone.

Et vous, quelle méthode utilisez-vous ? Partagez-la dans les commentaires!